ใกล้ๆจะสิ้นปีแล้ว พนักงานออฟฟิตอย่างเราๆ มักจะถูกประเมินผลการทำงานในช่วงเวลาที่ผ่านมา ทำให้เราทราบว่าเราควรต้องปรับปรุงในด้านใดบ้าง ซึ่งการประเมินก็มีด้วยกันหลายแบบนะคะ แต่คราวนี้เราจะมากล่างถึงการประเมินแบบการใช้ KPI ซึ่งเป็นการประเมินที่เป็นที่นิยมอยู่ในขณะนี้คะ
KPI คือ ดัชนีชี้วัดความสำเร็จของการปฏิบัติงานที่กำหนดขึ้น โดยเป็นหน่วยวัดที่แสดงผลสัมฤทธิ์ของงานและสามารถแยกความแตกต่างของผลการปฎิบัติงานได้ โดยแสดงผลของการประเมินในรูปแบบข้อมูลเชิงประมาณ
KPI (Key Performance Indication) โดย คำว่า Key หมายถึง จุดหลัก เป้าหมายหลัก คำว่าPerformance หมายถึง ประสิทธิผลหรือผลการกระทำ และ คำว่า Indicator หมายถึง ตัวชี้วัดหรือดัชนีชี้วัด
ขั้นตอนการสร้างหรือกำหนด KPI คือ
- กำหนดวัตถุประสงค์หรือผลที่องค์กรต้องการเสียก่อน
- กำหนดปัจจัยสู่ความสำเร็จ ที่สอดคล้องสัมพันธ์กับวัตถุประสงค์หรือผลลัพธ์ที่องค์กรต้องการ เช่น ปัจจัยทางด้านต้นทุน ความพึงพอใจของลูกค้า ความปลอดภัย และการเพิ่มผลิต เป็นต้น
- กำหนดตัวดัชนีที่สามารถบ่งชี้ความสำเร็จ จากการดำเนินการตามวัตถุประสงค์หรือผลลัพธ์ที่องค์กรต้องการ
- คัดเลือกดัชนีชีวัดเพื่อดัชนีหลัก โดยจัดลำดับและกำหนดน้ำหนักความสำคัญของดัชนีชี้แต่ละตัว
- กระจายดัชนีชี้วัดสู่หน่วยงานที่เกี่ยวข้อง
- จำทำ KPI Dictionary ซึ่งเป็นระบุรายละเอียดสำคัญของดัชนีชี้วัดแต่ละตัว เช่น สูตรการคำนวณ หน่วยของดัชนีชี้วัด ความถี่ในการรายงานผล เป็นต้น
ลองมาดูตัวอย่าง KPI ของบางแผนกกันนะคะ
แผนกจัดซื้อ
| วัตถุประสงค์ | 1.สามารถจัดซื้อสินค้และวัตถุดิบได้ตามกำหนดเวลา |
| เกณฑ์การวัด | สามารถสั่งซื้อวัตถุดิบ/สินค้าได้ตรงตามเวลา 95 % |
| วิธีการวัด | (จำนวนครั้งของการจัดซื้อได้ตรงตามเวลา / จำนวนครั้งของการจัดซื้อทั้งหมด) x 100 |
| วัตถุประสงค์ | 2.สามารถจัดซื้อวัตถุดิบได้ตรงตามข้อกำหนด (Spect.)ที่แต่ละฝ่ายต้องการ |
| เกณฑ์การวัด | สามารถสั่งซื้อวัตถุดิบได้ตรงตาม spect. มากกว่า 95 % |
| วิธีการวัด | (จำนวนวัตถุดิบที่สั่งซื้อตรงตามspect./ จำนวนวัตถุดิบที่สั่งซื้อทั้งหมด) x 100 |
แผนกคลังสินค้า
| วัตถุประสงค์ | 1.จำนวนครั้งในการจ่ายสินค้าไม่ทัน |
| เกณฑ์การวัด | จำนวนการจ่ายสินค้าไม่ทันน้อยกว่า 3% ของจำนวนการจ่ายสินค้าทั้งหมด |
| วิธีการวัด | (จำนวนครั้งที่จ่ายสินค้าไม่ทัน/จำนวนครั้งที่จ่ายสินค้าทั้งหมด) x 100 |
แผนกการตลาด/ขาย
| วัตถุประสงค์ | 1.เปิดตลาดใหม่ ลูกค้าใหม่ |
| เกณฑ์การวัด | สามารถเปิดตลาดใหม่ได้ 10 % ของยอดขาย |
| วิธีการวัด | ยอดขายในตลาดใหม่ต่อยอดขายรวม |
| วัตถุประสงค์ | 2.ความภักดีของลูกค้า |
| เกณฑ์การวัด | ลูกค้าเดิมยังคงสั่งซื้อสินค้ากับบริษัทมากกว่า 95% |
| วิธีการวัด | 100-(จำนวนลูกค้าที่เปลี่ยนไปใช้บริการบริษัทอื่น/จำนวนลูกค้าทั้งหมด) x 100 |
ดัชนีชี้วัดหรือ KPI ที่ดีต้องมีสอดคล้องกับองค์กร ต้องสัมพันธ์กับเป้าหมายขององค์กรและบุคลากรในองค์กร สามารถวัดผลงานของบุคลากรในแต่ระดับงาน/ตำแหน่งได้อย่างเหมาะสม สามารถตรวจสอบข้อมูลที่นำมาอ้างอิงหรือกำหนดตัวชี้วัดได้ ไม่ก่อปัญหาหรือเป็นอุปสรรคต่อองค์กรและบุคลากรในองค์กร ตัวชี้วัดที่ดีจะสามารถช่วยพัฒนาองค์กรให้ก้าวหน้ายิ่งขึ้นอย่างยังยืน และตัวชี้วัดที่ดียังสามารถโน้มน้าวบุคลากรในองค์กร หรือบุคคลนอกองค์กรเชื่อถือได้คะ
ปัจจุบันถึงแม้บางบริษัทจะมีการวัดประเมินด้วย KPI แต่มักจะไม่ได้ช่วยให้บริษัทพัฒนานาอย่างยั่งยืนเสียเลย เพราะส่วนมากจะใช้เพื่อวัดผลงานหรือประเมินผลงานเท่านั้น จึงทำให้แผนปฎิบัติการหรือวิธีการทำงานต่างๆ ถูกละเลย พนักงานจะทำวิธีต่างๆเพื่อให้ผลตามที่กำหนด ไม่ได้ส่งผลดีต่อการพัฒนาบริษัท ยิ่งกว่านั้นพนักงานมักจะคิดว่ากำลังถูกจับผิดในเรื่องการทำงาน ทำให้บรรยากาศในการทำงานเสียไปและอาจเกิดการต่อต้านระบบขึ้นได้ ด้วยเหตุนี้การทำ KPI ให้ได้ผลสำเร็จส่วนหนึ่งต้องทำความเข้าใจกับพนักงงานในทุกระดับถึงวัตถุประสงค์ของการทำและประโยชน์ที่จะได้รับ เพียงเท่านี้เราก็จะได้รับประโยชน์จาก KPI อย่างสูงสุดคะ
ข้อมูลอ้างอิง
KPI มีไว้เพื่ออะไรกันแน่: prakal.wordpress.com
KPIs ไม่ยุ่งยากอย่างที่คิด: www.etda.or.th
KPI: diw.go.th
