ในการจัดโต๊ะประชุมแบบต่าง ๆ นั้นมีรายละเอียดมากมาย โดยเฉพาะในเรื่องของสถานที่ในการจัดโต๊ะประชุม ไม่ว่าจะเป็นสถานที่ในการจัด ห้องประชุม องค์ประกอบต่าง ๆ ทั้งเสียง สี แสง เวที กระดาน เป็นต้น
ในการเข้าร่วมประชุมในแต่ละครั้ง แต่ละสถานที่มักมีประสบการณ์ที่แตกต่างกันออกไปและได้รับความรู้ใหม่ ๆ เข้ามาเพื่อเติมเต็มประสบการณ์ทางด้านความรู้ให้เพิ่มพูนขึ้นเรื่อย ๆ จึงไม่แปลกใจเลยว่าทำไมองค์กรใหญ่ ๆ ที่มีการพัฒนาไปไกลแล้วถึงได้มีการประชุมอยู่บ่อยครั้งนัก และที่สำคัญผู้ที่เกี่ยวข้องในแต่ละแผนกยังเข้าร่วมกันครบทีมไม่มีขาดตกกันอีกด้วย เพราะการให้ความสำคัญในการประชุมนั้นเป็นสิ่งที่ดีและเป็นที่ ๆ ได้นำเสนอไอเดียใหม่ ๆ ให้กับผู้ใหญ่ได้เห็นและรับทราบและสามารถนำไปใช้เพื่อพิจารณาอัตราเงินเดือนและผลประโยชน์ต่าง ๆ ได้อีกด้วย และเรามักจะเคยเห็นเทคนิคการจัดโต๊ะประชุมรูปแบบห้องเรียนกันมาบ้างแล้ว ซึ่งการจัดโต๊ะประชุมรูปแบบนี้นั้นมีองค์ประกอบต่าง ๆ ดังต่อไปนี้
1. ไม่ควรจัดโต๊ะประชุมที่มีเก้าอี้หนาแน่นจนเกินไป ขอนี้สังเกตง่าย ๆ เลยนั่นก็คือถ้าหากว่าการประชุมของเรานั้นมีจำนวนคนเพิ่มมากขึ้นและการที่ผู้ประชุมที่นั่งอยู่ก่อนต้องขยับเก้าอี้ให้กับผู้ที่มาใหม่อยู่เรื่อย ๆ นั้นจะต้องขยับเอกสาร แก้วน้ำ อุปกรณ์และสัมภาระต่าง ๆ ที่วางอยู่ก่อนหน้านี้ตลอดเวลา จนกว่าผู้เข้าร่วมประชุมจะเข้ามาครบทั้งหมด และถ้าหากว่าการวางอุปกรณ์ต่าง ๆ และสัมภาระเกิดเต็มโต๊ะจนไม่มีที่วางหรือเก้าอี้นั่งชิดจนเกินไปแล้วล่ะก็ นั่นอาจเป็นสัญญาณบอกเราว่าโต๊ะประชุมของคุณมีผู้เข้าร่วมประชุมหนาแน่นจนเกินไป โดยพื้นที่สำหรับผู้ร่วมประชุม 1 คนคือ 1 เมตรเพื่อลดคงามแออัดลงนั่นเอง
2. ควรเว้นที่ว่างด้านหลังเก้าอี้สำหรับผู้ที่นั่งประชุมให้สามารถขยับเก้าอี้นั่งได้อย่างสะดวกสบาย และเพื่อความสะดวกในการเดินสำหรับผู้ที่จะเข้า-ออก เพื่อการทำธุระส่วนตัวนั่นเอง
3. ทางเดินระหว่างโต๊ะประชุม ในบางครั้งห้องประชุมมีการจัดโต๊ะประชุมแบ่งออกเป็น 2 แถว เพื่อให้ความยาวของโต๊ะประชุมมีความกระชับขึ้น ซึ่งอาจทำให้เกิดการนั่งเบียดกันระหว่างผู้เข้าร่วมประชุมแต่ละแถวที่หันหลังชนกันได้ ควรมีการเพิ่มระยะห่างของทางเดินระหว่างโต๊ะประชุมด้วย และเพื่อความสะดวกในการเข้า-ออกทั้ง 2 ด้าน ซึ่งหากไม่มีการเว้นทางเดินจะทำให้เมื่อถึงเวลาพักประชุม ผู้เข้าร่วมจะต้องยืนรอต่อแถวเพื่อเดินออกจากห้องประชุม หากมีผู้เข้าร่วมประขุมเกิดมีเวลาเร่งรีบขึ้นมาอาจไม่ทันกาลเอาได้
4. ไม่ควรวางเก้าอี้ระหว่างขาโต๊ะประชุม หากว่าเป็นโต๊ะประชุมแบบยาวที่มี 4 ขาคงไม่มีปัญหาอะไร แต่ถ้าหากโต๊ะที่นำมาเรียงต่อ ๆ กันให้กลายเป็นโต๊ะประชุมแบบยาว นั้นจะต้องมีขาของโต๊ะประชุมระหว่างช่วงที่ต่อกันอย่างแน่นอน และถ้าหากวางเก้าอี้เอาไว้ที่ระหว่างขาโต๊ะประชุม สำหรับคุณผู้ชายอาจจะไม่มีปัญหาอะไรแต่หากเป็นสุภาพสตรีหรือคุณผู้หญิงแล้วล่ะก็ อาจจะต้องนั่งประชุมในท่าที่ลำบาก หรือหากต้องมีการขยับพื้นที่ซึ่งอาจจะเป็นการไปเบียดผู้เข้าร่วมประชุมที่นั่งอยู่ด้านข้างก็ได้
5. การจัดโต๊ะประชุมให้เพียงพอต่อจำนวนผู้เข้าร่วมประชุม เพื่อลดการแออัด และลดการเพิ่มอุปกรณ์เสริม หากจำนวนผู้เข้าร่วมประชุมมีมากจนเกินไป และโต๊ะประชุมไม่สามารถรองรับผู้เข้าร่วมประชุมได้ทั้งหมด
6. ระบุที่นั่งให้ชัดเจน สร้างความเป็นมืออาชีพอย่างมากสำหรับการประชุม เพราะถ้าหากเรามีการเชิญผู้เข้าร่วมประชุมจากภายนอก การแบ่งส่วนขององค์กรอย่างถูกต้องจะช่วยให้การประชุมง่ายขึ้น ทีมที่เข้าร่วมประชุมสามารถปรึกษาหารือกันภายในทีมได้และยังเป็นการสร้างภาพลักาณ์ขององค์กรที่เป็นเจ้าภาพในการประชุมครั้งนั้นอีกด้วย
และทั้งหมดนี้ก็เป็นคำแนะนำในการจัดโต๊ะประชุมรูปแบบห้องเรียนอย่างคร่าว ๆ ที่เราได้นำมาฝากกัน หากใครที่สนใจโต๊ะประชุมสำหรับองค์กร หน่วยงาน บริษัท ของคุณสามารถเข้าไปเลือกชมได้ที่ https://ofisu.co.th/%E0%B9%82%E0%B8%95%E0%B9%8A%E0%B8%B0%E0%B8%9B%E0%B8%A3%E0%B8%B0%E0%B8%8A%E0%B8%B8%E0%B8%A1/
