KPI เข้าใจแล้วได้ประโยชน์

210

ใกล้ๆจะสิ้นปีแล้ว พนักงานออฟฟิตอย่างเราๆ มักจะถูกประเมินผลการทำงานในช่วงเวลาที่ผ่านมา ทำให้เราทราบว่าเราควรต้องปรับปรุงในด้านใดบ้าง ซึ่งการประเมินก็มีด้วยกันหลายแบบนะคะ แต่คราวนี้เราจะมากล่างถึงการประเมินแบบการใช้ KPI  ซึ่งเป็นการประเมินที่เป็นที่นิยมอยู่ในขณะนี้คะ
KPI

KPI คือ ดัชนีชี้วัดความสำเร็จของการปฏิบัติงานที่กำหนดขึ้น โดยเป็นหน่วยวัดที่แสดงผลสัมฤทธิ์ของงานและสามารถแยกความแตกต่างของผลการปฎิบัติงานได้ โดยแสดงผลของการประเมินในรูปแบบข้อมูลเชิงประมาณ

KPI (Key Performance Indication) โดย คำว่า Key หมายถึง จุดหลัก เป้าหมายหลัก คำว่าPerformance หมายถึง ประสิทธิผลหรือผลการกระทำ และ คำว่า Indicator หมายถึง ตัวชี้วัดหรือดัชนีชี้วัด

ขั้นตอนการสร้างหรือกำหนด KPI คือ

  1. กำหนดวัตถุประสงค์หรือผลที่องค์กรต้องการเสียก่อน
  2. กำหนดปัจจัยสู่ความสำเร็จ ที่สอดคล้องสัมพันธ์กับวัตถุประสงค์หรือผลลัพธ์ที่องค์กรต้องการ เช่น ปัจจัยทางด้านต้นทุน ความพึงพอใจของลูกค้า ความปลอดภัย และการเพิ่มผลิต เป็นต้น
  3. กำหนดตัวดัชนีที่สามารถบ่งชี้ความสำเร็จ จากการดำเนินการตามวัตถุประสงค์หรือผลลัพธ์ที่องค์กรต้องการ
  4. คัดเลือกดัชนีชีวัดเพื่อดัชนีหลัก โดยจัดลำดับและกำหนดน้ำหนักความสำคัญของดัชนีชี้แต่ละตัว
  5. กระจายดัชนีชี้วัดสู่หน่วยงานที่เกี่ยวข้อง
  6. จำทำ KPI Dictionary ซึ่งเป็นระบุรายละเอียดสำคัญของดัชนีชี้วัดแต่ละตัว เช่น สูตรการคำนวณ หน่วยของดัชนีชี้วัด ความถี่ในการรายงานผล เป็นต้น

ลองมาดูตัวอย่าง KPI ของบางแผนกกันนะคะ

แผนกจัดซื้อ

วัตถุประสงค์1.สามารถจัดซื้อสินค้และวัตถุดิบได้ตามกำหนดเวลา
เกณฑ์การวัดสามารถสั่งซื้อวัตถุดิบ/สินค้าได้ตรงตามเวลา 95 %
วิธีการวัด(จำนวนครั้งของการจัดซื้อได้ตรงตามเวลา / จำนวนครั้งของการจัดซื้อทั้งหมด) x 100
วัตถุประสงค์2.สามารถจัดซื้อวัตถุดิบได้ตรงตามข้อกำหนด (Spect.)ที่แต่ละฝ่ายต้องการ
เกณฑ์การวัดสามารถสั่งซื้อวัตถุดิบได้ตรงตาม spect. มากกว่า 95 %
วิธีการวัด(จำนวนวัตถุดิบที่สั่งซื้อตรงตามspect./ จำนวนวัตถุดิบที่สั่งซื้อทั้งหมด) x 100

แผนกคลังสินค้า

วัตถุประสงค์1.จำนวนครั้งในการจ่ายสินค้าไม่ทัน
เกณฑ์การวัดจำนวนการจ่ายสินค้าไม่ทันน้อยกว่า 3% ของจำนวนการจ่ายสินค้าทั้งหมด
วิธีการวัด(จำนวนครั้งที่จ่ายสินค้าไม่ทัน/จำนวนครั้งที่จ่ายสินค้าทั้งหมด) x 100

แผนกการตลาด/ขาย

วัตถุประสงค์1.เปิดตลาดใหม่ ลูกค้าใหม่
เกณฑ์การวัดสามารถเปิดตลาดใหม่ได้ 10 % ของยอดขาย
วิธีการวัดยอดขายในตลาดใหม่ต่อยอดขายรวม
วัตถุประสงค์2.ความภักดีของลูกค้า
เกณฑ์การวัดลูกค้าเดิมยังคงสั่งซื้อสินค้ากับบริษัทมากกว่า 95%
วิธีการวัด100-(จำนวนลูกค้าที่เปลี่ยนไปใช้บริการบริษัทอื่น/จำนวนลูกค้าทั้งหมด) x 100

 

ดัชนีชี้วัดหรือ KPI ที่ดีต้องมีสอดคล้องกับองค์กร ต้องสัมพันธ์กับเป้าหมายขององค์กรและบุคลากรในองค์กร สามารถวัดผลงานของบุคลากรในแต่ระดับงาน/ตำแหน่งได้อย่างเหมาะสม สามารถตรวจสอบข้อมูลที่นำมาอ้างอิงหรือกำหนดตัวชี้วัดได้ ไม่ก่อปัญหาหรือเป็นอุปสรรคต่อองค์กรและบุคลากรในองค์กร ตัวชี้วัดที่ดีจะสามารถช่วยพัฒนาองค์กรให้ก้าวหน้ายิ่งขึ้นอย่างยังยืน และตัวชี้วัดที่ดียังสามารถโน้มน้าวบุคลากรในองค์กร หรือบุคคลนอกองค์กรเชื่อถือได้คะ

ปัจจุบันถึงแม้บางบริษัทจะมีการวัดประเมินด้วย KPI แต่มักจะไม่ได้ช่วยให้บริษัทพัฒนานาอย่างยั่งยืนเสียเลย เพราะส่วนมากจะใช้เพื่อวัดผลงานหรือประเมินผลงานเท่านั้น จึงทำให้แผนปฎิบัติการหรือวิธีการทำงานต่างๆ ถูกละเลย พนักงานจะทำวิธีต่างๆเพื่อให้ผลตามที่กำหนด ไม่ได้ส่งผลดีต่อการพัฒนาบริษัท ยิ่งกว่านั้นพนักงานมักจะคิดว่ากำลังถูกจับผิดในเรื่องการทำงาน ทำให้บรรยากาศในการทำงานเสียไปและอาจเกิดการต่อต้านระบบขึ้นได้ ด้วยเหตุนี้การทำ KPI ให้ได้ผลสำเร็จส่วนหนึ่งต้องทำความเข้าใจกับพนักงงานในทุกระดับถึงวัตถุประสงค์ของการทำและประโยชน์ที่จะได้รับ เพียงเท่านี้เราก็จะได้รับประโยชน์จาก KPI อย่างสูงสุดคะ

ข้อมูลอ้างอิง

KPI มีไว้เพื่ออะไรกันแน่: prakal.wordpress.com
KPIs ไม่ยุ่งยากอย่างที่คิด: www.etda.or.th
KPI: diw.go.th

ร่วมแสดงความคิดเห็น